Jak zamówić fakturę na firmę od Canva?

Zamówienie faktury na firmę od Canva wymaga dodania danych biznesowych w ustawieniach konta przed zakupem subskrypcji, co pozwala uniknąć podatku VAT na fakturze i samodzielnie rozliczyć import usług w polskim systemie podatkowym.

Canva (dostawca spoza UE) wystawia faktury bez polskiego VAT po podaniu ważnego numeru VAT-UE (PL…), a polski przedsiębiorca rozlicza VAT w Polsce.

Ten poradnik krok po kroku wyjaśnia, jak legalnie i efektywnie zamówić fakturę VAT na firmę, rozliczyć transakcję oraz uniknąć błędów podatkowych. Jest dedykowany polskim przedsiębiorcom korzystającym z Canva do tworzenia grafik, social media, prezentacji i materiałów firmowych. Omówimy też, jak wykorzystać Canva do tworzenia własnych faktur dla klientów.

Dlaczego faktura na firmę od Canva jest ważna dla przedsiębiorcy?

Canva to potężne narzędzie do projektowania, a subskrypcje (np. Canva Pro) traktowane są jako import usług niematerialnych od kontrahenta spoza UE. Zakup na firmę pozwala odliczyć koszty, ale wiąże się z obowiązkami VAT:

• miejsce opodatkowania – w Polsce (siedziba nabywcy), nie w Australii;
• dla podatników VAT czynnych – wykazanie w JPK_V7M i odliczenie VAT naliczonego;
• dla zwolnionych z VAT – rejestracja do VAT-UE przed zakupem, deklaracja VAT-9M i wpłata VAT należnego (23%);
• IFT-2R – obowiązkowa, jeśli Canva nie rozlicza podatku w Polsce – informacja o wynagrodzeniu zagranicznym.

Korzyści – faktura bez VAT (netto), odliczenie 100% VAT i kosztów w KPiR/PIT/CIT. Bez tego – zakup prywatny bez odliczeń.

Krok 1 – przygotuj się podatkowo przed zakupem

Przed dodaniem karty lub opłaceniem subskrypcji zarejestruj się do VAT-UE, zwłaszcza jeśli jesteś zwolniony z VAT. Unikniesz kar za rejestrację wsteczną.

Rejestracja do VAT-UE (formularz VAT-R)

Wykonaj poniższe czynności:

1. Złóż VAT-R w urzędzie skarbowym (elektronicznie przez e‑Deklaracje lub w urzędzie).
2. Zaznacz pole 60 (import usług z krajów trzecich).
3. W poz. 61 podaj datę pierwszego importu (przed zakupem Canva).
4. Otrzymasz NIP z prefiksem PL – to Twój numer VAT-UE.

Uwaga: podatnicy VAT czynni często mają już VAT-UE. Sprawdź w US lub CEIDG/VAT-RR.

Inne przygotowania

Przygotuj podstawowe dane: NIP, REGON, pełny adres firmy. Jeśli płacisz przez PayPal, faktura może przyjść e‑mailem od PayPal.

Krok 2 – dodaj dane firmowe w ustawieniach Canva

Przed zakupem edytuj w Canva szczegóły faktury rozliczeniowej, aby faktura została wystawiona na firmę z właściwym numerem VAT-UE.

Instrukcja krok po kroku

Postępuj według tych kroków:

1. Zaloguj się na canva.com (użyj konta firmowego).
2. Przejdź do Ustawienia konta (ikona profilu > Ustawienia).
3. Otwórz sekcję Zamówienia i faktury lub Szczegóły rozliczeniowe (Billing details).
4. W sekcji Informacje o fakturze wykonaj:

Wprowadź poniższe dane w odpowiednich polach:

• nazwę firmy,
• adres rozliczeniowy,
• numer VAT-UE z prefiksem PL (np. PL1234567890).

1. Zapisz zmiany. Canva nie doliczy VAT, jeśli numer VAT-UE jest poprawny.
2. Wykup subskrypcję (np. Canva Pro rocznie) – faktura zostanie wystawiona automatycznie na firmę.

Numery faktur Canva mają zwykle format: CANVA*01234-1234567 (5 cyfr + łącznik + 7–9 cyfr). Znajdziesz je w Ustawienia > Zamówienia i faktury lub w e‑mailu/PayPal.

Przykład – subskrypcja 1000 PLN netto, data 1.01.2024 → VAT należny 230 PLN (23%) do rozliczenia w Polsce.

Krok 3 – pobierz i zweryfikuj fakturę

Po zakupie wykonaj te czynności:

1. Wejdź w Ustawienia > Zamówienia i faktury – zobaczysz listę wszystkich faktur i historii zakupów.
2. Pobierz PDF faktury (dla klientów biznesowych powinna zawierać cenę netto, bez VAT).
3. Sprawdź poprawność: nazwa firmy, NIP PL, brak VAT (jeśli podałeś poprawny VAT-UE).

Fakturę od Canva należy archiwizować – jest ważna księgowo.

Krok 4 – rozlicz fakturę w polskim VAT i PIT/CIT

Dla podatników VAT czynnych

Poniżej kluczowe obowiązki w punktach:

• JPK_V7M – wykaż import usług;
• podstawa opodatkowania – cena netto z faktury (np. 1000 PLN);
• VAT należny – 23% (np. 230 PLN) – właściwa ewidencja dla importu usług;
• VAT naliczony – odliczasz w tej samej deklaracji (np. 230 PLN);
• termin – do 25. dnia miesiąca następnego.

Poniżej przykładowe ujęcie kwot w rozliczeniu (zakup 1.01.2024):

Pole	Wartość	Opis
Podstawa opodatkowania	1000 PLN	Cena subskrypcji
VAT należny	230 PLN	23%
VAT naliczony	230 PLN	Odliczenie

Dla zwolnionych z VAT

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, postępuj następująco:

• VAT-9M – złóż deklarację za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• wpłata VAT należnego – do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakupu;
• rejestracja do VAT-UE – obowiązkowo przed zakupem (VAT-R).

Deklaracja IFT-2R

IFT-2R – złóż, jeśli spełniasz przesłanki wypłaty wynagrodzenia na rzecz podmiotu zagranicznego podlegającego raportowaniu (np. łączne kwoty powyżej 2000 PLN/rok). Termin zwykle do 31.01 następnego roku.

W razie wątpliwości skonsultuj zakres obowiązków z doradcą podatkowym, ponieważ obowiązki w zakresie WHT/IFT-2R zależą od rodzaju usługi i umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Koszty – ujęcie w KPiR/PIT/CIT zgodnie z zasadami: koszt netto oraz rozliczenie VAT według statusu podatnika.

Częste błędy i jak ich uniknąć

Zwróć uwagę na najczęstsze potknięcia:

• brak rejestracji do VAT-UE przed zakupem – ryzyko kary i odsetek;
• niepodanie NIP w Canva – możliwe naliczenie zagranicznego VAT i brak prawa do odliczenia;
• rejestracja wsteczna – urząd skarbowy może zakwestionować rozliczenie;
• płatność przez PayPal – faktura może trafić na e‑mail powiązany z PayPal; sprawdzaj zakładkę Działania;
• zmiana danych firmy – po aktualizacji danych pamiętaj o korekcie w ustawieniach Canva.

Canva jako narzędzie do tworzenia faktur dla Twoich klientów

Po zakupie subskrypcji Pro możesz wykorzystać Canva do tworzenia profesjonalnych faktur własnych usług. To rozwiązanie idealne dla marketerów i designerów.

Jak stworzyć fakturę w Canva?

Przejdź przez poniższe kroki:

1. Wejdź na canva.com/pl_pl/tworzyc/faktury/ lub wyszukaj „faktury”.
2. Wybierz darmowy szablon faktury (setki wzorów: VAT, usługi, branżowe – np. marketing, gastronomia).
3. Edytuj projekt według potrzeb:

Dodaj/zmień poniższe elementy, aby dopasować fakturę do marki:

• logo firmy i kolory marki,
• dane klienta, pozycje, kwoty netto/brutto/VAT,
• układ, czcionki, ikony i wyróżnienia sekcji.

1. Pobierz jako PDF lub wyślij e‑mailem (przycisk Udostępnij).
2. Zapisz jako szablon i duplikuj dla kolejnych klientów.

Wskazówki designu – prosty layout, stonowane kolory (czarny, szary, niebieski), czytelne kroje pisma. Podpis ręczny nie jest wymagany na fakturach.

Przykładowe szablony – faktura VAT sprzedaży, usług konsultingowych, detalicznej.

Podsumowanie kluczowych kroków w tabeli

Dla szybkiego wglądu najważniejsze czynności zebraliśmy w tabeli:

Krok	Działanie	Termin/uwagi
1. Rejestracja	VAT-R (pole 60) – VAT-UE	Przed zakupem
2. Ustawienia Canva	Dodaj NIP PL i adres firmy	Ustawienia > Billing
3. Zakup	Subskrypcja Pro/Teams	Faktura netto (bez PL VAT)
4. Rozliczenie	JPK_V7M / VAT-9M; ewent. IFT-2R	Do 25. dnia miesiąca następnego
5. Pobranie	Ustawienia > Zamówienia i faktury	Format numeru: CANVA*