Jak zaksięgować fakturę od Canva?

Faktura od Canva to import usług spoza UE, więc polski nabywca rozlicza 23% VAT należny w mechanizmie odwrotnego obciążenia. W zależności od statusu podatnika rozliczenie odbywa się w JPK_V7 (czynni) lub w deklaracji VAT-9M (zwolnieni). Poniżej znajdziesz praktyczne, aktualne wskazówki krok po kroku.

Dlaczego faktura od Canva to import usług?

Canva ma siedzibę w Australii, a miejsce opodatkowania dla usług B2B ustala się w kraju nabywcy (Polska). Na fakturze od Canva z reguły nie ma polskiego VAT, a podatek rozlicza nabywca w Polsce.

Najważniejsze konsekwencje dla rozliczeń są następujące:

• czynni podatnicy VAT – wykazują import usług w JPK_V7 (pola K_27 i K_28 w ewidencji oraz P_27 i P_28 w części deklaracyjnej); brak oznaczeń GTU, płatność VAT co do zasady do 25. dnia następnego miesiąca;
• podatnicy zwolnieni z VAT – składają VAT-9M i wpłacają wykazany VAT należny; numer NIP-UE nie jest warunkiem rozliczenia importu usług spoza UE, ale bywa wymagany przez platformy do wystawienia faktury bez lokalnego podatku;
• dokument księgowy – akceptowalne są: faktura od Canva (z danymi firmy) oraz potwierdzenie płatności; gdy system doliczy lokalny podatek, polski VAT z importu usług nadal rozliczasz niezależnie.

Uwaga: automatyczne faktury z platform często nie zawierają wszystkich elementów typowych dla polskich dokumentów – kluczowe, by widniały dane firmy i NIP. Podanie prawidłowego NIP (najlepiej NIP-UE) w koncie Canva zwykle zapobiega naliczeniu obcego podatku.

Krok 1 – przygotuj konto Canva przed zakupem (aby uniknąć błędów)

Przed opłaceniem subskrypcji uzupełnij dane rozliczeniowe w koncie, aby otrzymać fakturę biznesową bez zagranicznego podatku:

1. Zaloguj się na Canva.com.
2. Wejdź w ikonę profilu > Ustawienia.
3. Przejdź do sekcji Płatności i plany lub Rozliczenia.
4. Uzupełnij szczegóły faktury: nazwa firmy, adres oraz NIP (najlepiej NIP-UE z prefiksem PL, np. PL1234567890).
5. Jeśli w panelu jest opcja zwolnienia z podatku platformy – złóż wniosek o wystawianie faktur bez lokalnego podatku.

Wskazówka: dodaj dane firmy od razu po rejestracji – to ułatwia księgowanie wielu subskrypcji (np. Canva Teams).

Krok 2 – rejestracja do VAT-UE: kiedy ma sens?

Rejestracja do VAT-UE jest obowiązkowa przy nabywaniu niektórych usług od kontrahentów z UE. W przypadku Canva (Australia, poza UE) nie jest warunkiem rozliczenia importu usług, ale bywa pomocna z perspektywy fakturowania na platformie. Oto najważniejsze wskazówki:

• kiedy obowiązkowo – przy transakcjach unijnych (np. nabycie usług od podmiotów z UE), zgodnie z przepisami o VAT-UE;
• w przypadku Canva – formalnie nie jest wymagana dla rozliczenia importu usług spoza UE, jednak podanie NIP-UE może zapobiec naliczeniu lokalnych podatków przez platformę;
• jak się zarejestrować – złóż VAT-R elektronicznie; po nadaniu statusu VAT-UE wpisz numer w ustawieniach rozliczeń Canva.

Krok 3 – jak zaksięgować fakturę w zależności od statusu VAT?

Dla czynnych podatników VAT (JPK_V7)

1. Przelicz walutę – gdy faktura jest w USD/AUD, zastosuj średni kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego (nie kurs bankowy).

2. Ewidencja w JPK_V7 – import usług wykazujesz w części sprzedażowej w polach K_27 (podstawa opodatkowania) i K_28 (VAT należny), a w części deklaracyjnej w P_27 i P_28. Oznaczenia GTU nie stosuje się do importu usług.

Przykładowe ujęcie kwot w JPK_V7 wygląda następująco:

Pole	Co wpisać	Przykład (netto 1000 PLN, data 01.01.2026)
K_27	Wartość netto importu usług	1000 PLN
K_28	VAT należny 23%	230 PLN
P_27 / P_28	Sumy przeniesione do deklaracji	1000 PLN / 230 PLN

3. Dane kontrahenta – uzupełnij nazwę i adres Canva (Australia) oraz identyfikator podatkowy, jeśli widnieje na fakturze.

4. Płatność VAT – VAT należny wpłać w ustawowym terminie (co do zasady do 25. dnia następnego miesiąca).

5. Ujęcie w kosztach – wartość netto stanowi koszt podatkowy; VAT naliczony z tytułu importu usług jest neutralny u czynnych VAT-owców przy jednoczesnym prawie do odliczenia (w praktyce mechanizm odwrotnego obciążenia).

Przykład: kupujesz Canva Pro za 1000 PLN netto (23.01.2026). W JPK_V7 za styczeń: K_27 = 1000, K_28 = 230, a w deklaracji P_27 = 1000, P_28 = 230. Termin zapłaty VAT: 25.02.2026.

Dla podatników zwolnionych z VAT (VAT-9M)

1. Zarejestruj VAT-UE tylko jeśli wymagają tego Twoje transakcje z podmiotami z UE, a w Canvie podaj NIP, by uniknąć lokalnych podatków platformy.
2. Po zakupie złóż VAT-9M i wpłać wykazany VAT należny (co do zasady do 25. dnia następnego miesiąca).
3. Ujęcie w kosztach – koszt stanowi kwota netto + zapłacony VAT (w KPiR lub w ramach ryczałtu według zasad właściwych dla formy opodatkowania).

Przykład: 1000 PLN netto → VAT 230 PLN. W VAT-9M za styczeń wykazujesz 230 PLN do zapłaty, a w kosztach ujmujesz łącznie 1230 PLN.

Krok 4 – IFT-2R (tylko gdy występuje obowiązek podatku u źródła)

Płatności do podmiotów zagranicznych mogą podlegać podatkowi u źródła (WHT) wyłącznie w określonych przypadkach (np. za wskazane w ustawie świadczenia niematerialne lub należności licencyjne). Wtedy pojawia się obowiązek informacyjny IFT-2R. Sprawdź to przed wysyłką deklaracji:

• kiedy składasz – gdy płatność podlega WHT lub korzystasz ze zwolnienia/obniżki na podstawie umowy o UPO i posiadasz wymagane dokumenty (np. certyfikat rezydencji);
• termin – co do zasady do 31 stycznia roku następnego (np. za 2026 – do 31.01.2027);
• zakres – wykazujesz kwoty i podstawę prawną niepobrania/pobrania podatku;
• uwaga praktyczna – typowa subskrypcja e‑usług (SaaS) często nie podlega WHT, ale ocenę należy przeprowadzić indywidualnie.

Jeśli nie występuje WHT – nie składasz IFT-2R.

Częste błędy i jak ich uniknąć

Przed zamknięciem miesiąca zweryfikuj poniższe punkty, aby uniknąć korekt i sankcji:

• brak NIP/NIP-UE w profilu Canva – platforma może naliczyć lokalny podatek, a polski VAT od importu usług i tak pozostanie do rozliczenia;
• nieprawidłowy kurs – do przeliczeń stosuj zawsze średni kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku;
• stosowanie GTU – do importu usług nie stosuje się oznaczeń GTU w JPK_V7;
• brak dokumentu – wystarczy faktura/rachunek z Canva oraz potwierdzenie płatności zawierające dane firmy;
• pomyłka w klasyfikacji – usługi od podmiotów z UE i spoza UE to import usług (odwrotne obciążenie); WNT dotyczy wyłącznie towarów.

Poniższa tabela podsumowuje typowe ryzyka i działania naprawcze:

Błąd	Konsekwencja	Rozwiązanie
Nieujęcie VAT należnego	Korekty, odsetki, sankcje	Zawsze wykaż import usług w JPK_V7 lub VAT-9M
Późna rejestracja/uzupełnienie danych	Naliczenie lokalnego podatku przez platformę	Uzupełnij NIP (najlepiej NIP-UE) w koncie przed zakupem
Brak weryfikacji WHT	Ryzyko zaległości i kar	Sprawdź, czy płatność nie podlega WHT; zbierz certyfikat rezydencji i dokumentację

Dodatkowe wskazówki dla użytkowników Canva w marketingu i grafice

Aby uprościć księgowość i obniżyć koszty, warto wdrożyć kilka dobrych praktyk:

• Canva dla firm – w planie Teams łatwiej zarządzać miejscami i fakturami dla zespołu;
• optymalizacja kosztów – dodaj prawidłowy NIP/NIP-UE w profilu, by uniknąć podwójnego opodatkowania;
• archiwizacja – regularnie pobieraj faktury z panelu (Ustawienia > Rozliczenia) i dołącz potwierdzenia płatności;
• aktualizacja danych – zmiany adresu, nazwy czy NIP wprowadzaj niezwłocznie w Płatności i plany;
• kontrola terminów – pilnuj terminu do 25. dnia miesiąca i zamykaj rozliczenia bez poślizgu.

To materiał informacyjny, nie porada podatkowa. Przed zastosowaniem skonsultuj się z księgowym lub urzędem skarbowym – przepisy i praktyka organów mogą się zmieniać, a kwalifikacja WHT wymaga analizy konkretnej umowy i płatności.