Zakup subskrypcji Canva od australijskiego dostawcy nie podlega podatkowi u źródła (WHT), ale wymaga rozliczenia VAT jako import usług spoza UE. Ten przewodnik krok po kroku wyjaśnia, jak prawidłowo ująć transakcję, obliczyć zobowiązania podatkowe i uniknąć błędów, które mogą skutkować kontrolą Urzędu Skarbowego. Dedykowany polskim firmom, freelancerom i marketerom korzystającym z Canva do tworzenia grafik, prezentacji czy materiałów promocyjnych.
Podstawowe fakty o transakcji Canva
Canva to australijska platforma do projektowania graficznego z siedzibą poza UE, co czyni subskrypcje (np. Canva Pro, Canva Teams) importem usług opodatkowanym w Polsce – miejscem opodatkowania jest siedziba nabywcy. Faktura od Canva zazwyczaj nie zawiera polskiego VAT, a po podaniu poprawnego numeru VAT UE przy zakupie platforma nie dolicza lokalnego sales tax.
Kluczowe podatki do rozliczenia
VAT (import usług) – obowiązkowy, stawka 23% od wartości netto faktury; rozlicza polski nabywca.
Podatek u źródła (WHT) – co do zasady brak obowiązku poboru przy subskrypcji Canva (licencja end-user nie stanowi należności z praw autorskich).
Poniżej szybkie zestawienie obowiązków podatkowych dla tej transakcji:
| Aspekt transakcji | Obowiązek podatkowy | Stawka | Kto rozlicza |
|---|---|---|---|
| VAT (import usług) | Tak, zawsze | 23% od podstawy | Polski nabywca |
| WHT (podatek u źródła) | Nie | – | Brak |
| Podatek dochodowy | Ujęcie w kosztach (KPiR/księgi) | Zależnie od formy opodatkowania | Polski nabywca |
Kogo dotyczy ten poradnik?
Ta instrukcja dotyczy następujących podmiotów:
- Podatnicy VAT czynni – rozliczenie neutralne: VAT należny = VAT naliczony;
- Podatnicy zwolnieni z VAT – konieczna rejestracja do VAT-UE, złożenie VAT-9M i zapłata 23% (bez prawa do odliczenia);
- Przedsiębiorcy na ryczałcie lub karcie – VAT do zapłaty; wartość subskrypcji ujmowana w kosztach podatkowych zgodnie z zasadami właściwymi dla formy opodatkowania;
- Freelancerzy i małe firmy – szczególny nacisk na rejestrację przed zakupem, by uniknąć sankcji.
Uwaga: jeżeli Canva zacznie rozliczać VAT w Polsce (obecnie nie), obowiązki przejdą na dostawcę. Zawsze sprawdzaj treść i stawki na fakturze.
Krok po kroku – rozliczenie VAT z importu usług Canva
Krok 1 – rejestracja do VAT-UE (przed pierwszym zakupem!)
Podatnicy zwolnieni z VAT muszą zarejestrować się do VAT-UE przed importem usług z Canva (dostawca spoza UE). Brak rejestracji przed nabyciem może skutkować sankcjami karnoskarbowymi.
Instrukcja
Wykonaj poniższe kroki:
- Pobierz i wypełnij formularz VAT-R (podatki.gov.pl / e-Urząd Skarbowy).
- Zaznacz pole 60 (rejestracja dla transakcji wewnątrzwspólnotowych/importu usług).
- W pozycji 61 wskaż datę rozpoczęcia importu (unikaj daty wstecznej).
- Wyślij elektronicznie przez e-Deklaracje lub uLIP.
- Po rejestracji otrzymasz numer VAT-UE (format PL + NIP). Podaj go w Canva, aby uniknąć sales tax.
Przykład: kupujesz Canva Pro za 1000 PLN netto 1 marca 2026 r. Zarejestruj się najpóźniej do 28 lutego.
Czas: zwykle do 7 dni, ale zrób to wcześniej.
Krok 2 – zakup i pobranie faktury
Po rejestracji przejdź do zakupu i gromadzenia dokumentów księgowych:
- ustawienia konta w Canva – w zakładce Billing/Invoices dodaj VAT ID (PL + NIP) i dane firmy;
- faktura – pobierz PDF z historii transakcji; zazwyczaj zawiera wartość netto bez polskiego VAT i bez sales tax po podaniu VAT-UE;
- podstawa opodatkowania – to kwota netto z faktury (po rabatach, bez jakiegokolwiek VAT/sales tax).
Krok 3 – obliczenie i deklaracja VAT
Przykład: faktura Canva 1000 PLN netto (subskrypcja miesięczna). Podatek należny = 23% × 1000 PLN = 230 PLN. Termin rozliczenia: do 25. dnia miesiąca następnego (np. za marzec – do 25 kwietnia).
Dla podatników zwolnionych z VAT:
Postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- Złóż deklarację VAT-9M (miesięczny import usług) przez e-Deklaracje.
- Wpłać 230 PLN na swój mikrorachunek podatkowy.
- Ujmij kwotę VAT w KPiR jako koszt po zapłacie.
Dla podatników VAT czynnych: nie składasz VAT-9M – ujmujesz transakcję w JPK_V7M/JPK_V7K (VAT należny i – z reguły – VAT naliczony do odliczenia).
Część deklaracyjna JPK_V7 – przykładowe pola:
| Pole | Wartość | Opis |
|---|---|---|
| P_27 | 1000 PLN | Podstawa opodatkowania importu usług |
| P_28 | 230 PLN | Kwota VAT należnego z importu |
Część ewidencyjna – ujęcie VAT naliczonego (dla VAT czynnych):
| Pole | Wartość | Opis |
|---|---|---|
| K_27 | 1000 PLN | Podstawa importu usług |
| K_28 | 230 PLN | VAT należny od importu |
| K_10 | 230 PLN | VAT naliczony do odliczenia (neutralność VAT) |
Efekt dla VAT czynnych: 0 PLN do zapłaty (VAT neutralny), przy poprawnym ujęciu w JPK. Fakturę Canva wprowadź do ewidencji zakupów.
Masz częste transakcje? Rozważ rejestrację jako VAT czynny – unikniesz stałych dopłat 23% bez prawa do odliczenia.
Krok 4 – dodatkowe obowiązki informacyjne (czy dotyczą?)
Co do zasady przy subskrypcji Canva nie składasz IFT-2R, ponieważ płatność za licencję end-user do oprogramowania/SaaS nie stanowi należności z art. 21 ustawy o CIT (brak WHT). Jeśli jednak warunki umowy wskazywałyby na przeniesienie praw autorskich lub wynagrodzenie autorskie, mogą pojawić się obowiązki płatnika.
Kiedy rozważ złożenie IFT-2R i weryfikację WHT:
- nietypowa licencja – umowa obejmuje przeniesienie praw autorskich lub tantiemy;
- pakiet usług – płatność łączy subskrypcję z usługami doradczymi/know-how o charakterze z art. 21 CIT;
- wymóg kontraktowy – kontrahent żąda informacji o wypłaconym wynagrodzeniu do celów podatkowych.
Podatek u źródła (WHT) – dlaczego zwykle nie dotyczy Canva?
Brak obowiązku WHT przy subskrypcji Canva wynika z tego, że licencja to prawo użytkownika końcowego (end‑user license), bez przeniesienia autorskich praw majątkowych i bez tantiem.
Podstawa prawna
Podstawę braku WHT potwierdzają następujące źródła:
- Umowa Polska–Australia – postanowienia dotyczące należności licencyjnych nie obejmują typowej licencji end-user;
- interpretacje KIS – płatności za oprogramowanie/subskrypcje SaaS co do zasady nie podlegają WHT (analogiczne stanowiska dla USA, Niemiec, Australii);
- praktyka organów – komercyjne użycie w ramach licencji użytkownika nie generuje obowiązków WHT.
Wyjątek: jeżeli Twoja umowa z Canva zawiera elementy przeniesienia praw autorskich lub odrębne wynagrodzenie licencyjne – skonsultuj to z księgowym/doradcą.
Praktyczne wskazówki dla marketerów i grafików
Poniższe podpowiedzi ułatwią bezbłędne rozliczenie i porządek w dokumentach:
- Canva Teams dla firm – ta sama licencja end‑user; brak WHT, rozliczenie jako import usług z VAT 23%;
- koszty w PIT/CIT – wartość netto (oraz nieodliczony VAT, jeśli dotyczy) ujmiesz w kosztach podatkowych zgodnie z przepisami;
- automatyzacja – importuj faktury Canva do systemów (np. wFirma, inFakt), które podpowiadają pola JPK;
- błędy do uniknięcia:
- rejestracja do VAT-UE po dokonaniu zakupu,
- brak ujęcia importu w JPK (ryzyko sankcji za błędne pola),
- pomijanie weryfikacji, czy nie wystąpiły przesłanki do IFT-2R,
- subskrypcje roczne – rozlicz VAT zgodnie z zasadami dla usług ciągłych; co do zasady w momencie powstania obowiązku podatkowego (najczęściej w okresie otrzymania faktury lub zapłaty).
FAQ – najczęstsze pytania
Najważniejsze odpowiedzi w pigułce:
- Czy Canva wystawia faktury z polskim VAT? – nie; dla polskich nabywców to import usług;
- Jak uniknąć sales tax na fakturze? – podaj poprawny numer VAT-UE przy płatności/na koncie;
- Jestem zwolniony z VAT – co robię? – rejestruj się do VAT-UE, składaj VAT-9M i płać 23% (VAT możesz ująć w kosztach);
- Czy Canva Education też jest importem usług? – tak; sprawdź jednak ewentualne zwolnienia specyficzne dla szkół;
- Co z możliwymi zmianami przepisów? – śledź komunikaty MF; status rozliczeń dostawców spoza UE może się zmieniać (np. nowe procedury zdalnej sprzedaży).
Stan na 2026 r. – pamiętaj o weryfikacji aktualnych przepisów i konsultacji z księgowym/doradcą. Indywidualne warunki umowy/licencji mogą wpływać na sposób rozliczenia.