Deklaracja IFT-2R to obowiązek dla polskich przedsiębiorców dokonujących zapłaty za usługi niematerialne na rzecz podmiotów spoza UE (np. subskrypcja Canva świadczona przez spółkę z Australii). Jeśli zagraniczny dostawca nie rozlicza w Polsce podatku dochodowego, to polski nabywca pełni rolę płatnika i składa IFT-2R, informując o wypłaconym wynagrodzeniu. Ten poradnik prowadzi krok po kroku: od podstaw prawnych, przez VAT-UE, po wypełnienie formularza – z myślą o freelancerach, marketerach i firmach korzystających z Canvy w grafice, projektowaniu i kampaniach.
Dlaczego Canva generuje obowiązek IFT-2R?
Canva Pty Ltd (Australia, poza UE) świadczy usługi cyfrowe (Pro, Teams, Enterprise), które w Polsce kwalifikują się jako import usług niematerialnych. Co do zasady, podatek u źródła (20%) od takich przychodów rozlicza nabywca, gdy kontrahent nie posiada w Polsce zakładu i nie ma zastosowania zwolnienie lub stawka z umowy o UPO.
Najważniejsze informacje dotyczące obowiązku IFT-2R:
- kiedy składasz IFT-2R – gdy w roku kalendarzowym wypłaciłeś Canvie wynagrodzenie za usługi niematerialne (np. licencje, subskrypcje do projektowania grafik marketingowych);
- kwota do wykazania – cały przychód w kwocie brutto z faktur, stawka podatku (20%) i wyliczona kwota podatku;
- termin – do 31 marca roku następującego po roku podatkowym, do urzędu skarbowego właściwego dla opodatkowania nierezydentów (nie twojego US!); kopię przekaż Canvie;
- konsekwencje pominięcia – ryzyko sankcji karnych skarbowych, odsetek i wezwań do wyjaśnień.
Uwaga dla użytkowników Canva w marketingu – subskrypcje Teams do tworzenia banerów, treści social media czy e-booków to klasyczny import usług. Nawet jeśli na fakturze Canvy nie ma VAT (po podaniu numeru VAT UE), obowiązek IFT-2R nadal co do zasady występuje.
Kto musi to rozliczać – podatnicy zwolnieni z VAT vs. czynni
W zależności od statusu VAT, zakres obowiązków jest inny. Poniżej znajdziesz praktyczne różnice:
1. Podatnicy czynni VAT
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, pamiętaj o następujących obowiązkach:
- JPK_V7M – wykaż import usług w polach P_27/P_28 (wartość) i K_27/K_28 (podatek);
- odliczenie VAT – masz prawo do odliczenia VAT naliczonego (23%) na zasadach ogólnych;
- brak VAT-9M – rozliczasz transakcję wyłącznie w JPK_V7, bez składania VAT-9M.
2. Podatnicy zwolnieni z VAT (częsty przypadek u małych firm marketingowych)
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, zrób to w odpowiedniej kolejności:
- Rejestracja VAT-UE – złóż VAT-R i zaznacz pole 60 przed zakupem usługi;
- Deklaracja VAT-9M – złóż za miesiąc importu i zapłać podatek należny 23% do 25. dnia następnego miesiąca;
- Ujęcie w kosztach – zapłacony VAT ujmij w kosztach PIT/CIT (KPIR lub ewidencja);
- Brak prawa do odliczenia – całość (netto + VAT) stanowi koszt podatkowy.
Przykład – kupujesz Canva Pro za 500 zł netto + 115 zł VAT (23%) = 615 zł brutto. Składasz VAT-9M i wpłacasz 115 zł VAT, a 615 zł ujmujesz w kosztach podatkowych.
Aby szybko porównać obowiązki według statusu VAT, skorzystaj z poniższego zestawienia:
| Sytuacja | Rejestracja VAT-UE | Deklaracja VAT | IFT-2R | Odliczenie VAT |
|---|---|---|---|---|
| Czynny VAT | Tak (już masz) | JPK_V7M | Tak | Tak (23%) |
| Zwolniony z VAT | Obowiązkowa przed zakupem (VAT-R, pole 60) | VAT-9M | Tak | Nie, ale koszt w PIT/CIT |
Krok po kroku – rejestracja VAT-UE przed zakupem Canva
Nie rejestruj się wstecz – urząd może to zakwestionować. Zrób to tak:
- Pobierz formularz VAT-R na e-US (podatki.gov.pl).
- Zaznacz pole 60 – rejestracja dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i importu usług.
- W pozycji 61 wpisz datę rejestracji (przed zakupem Canvy).
- Złóż elektronicznie do właściwego urzędu skarbowego.
- Odbierz potwierdzenie – numer VAT UE to PL + twój NIP.
W Canvie – Ustawienia → Rozliczenia → dodaj swój numer VAT UE, aby uniknąć doliczenia VAT na fakturze (w przypadku kont firmowych).
Jak wypełnić i złożyć deklarację IFT-2R?
IFT-2R to roczna informacja o przychodach uzyskanych w Polsce przez nierezydenta. Składa ją polski nabywca (płatnik) niezależnie od tego, czy pobrano podatek, czy zastosowano zwolnienie/niższą stawkę z umowy o UPO.
Dane do zebrania z faktury Canva
Przygotuj poniższe informacje z dokumentów rozliczeniowych Canvy:
- Nazwa – Canva Pty Ltd;
- Adres – Level 6, 1 Chifley Square, Sydney NSW 2000, Australia (zweryfikuj na fakturze);
- Identyfikator podatkowy – brak numeru VAT UE (podmiot spoza UE);
- Kwota – suma kwot brutto z faktur za dany rok;
- Rodzaj przychodu – usługi niematerialne (np. licencja na oprogramowanie – kategoria „inne usługi”).
Wypełnienie krok po kroku
- Pobierz aktualny formularz IFT-2R z e-US (wersja obowiązująca w danym roku).
- Wprowadź dane płatnika – twój NIP, nazwa firmy i adres.
- Wprowadź dane podatnika (Canva) – nazwa, adres, kraj: AU (Australia).
- Określ rodzaj przychodu – wybierz odpowiednią pozycję dla usług/licencji cyfrowych (np. D7 – usługi niematerialne).
- Kwoty – wypełnij zgodnie z poniższymi wskazówkami:
- przychód brutto – suma płatności za usługi w roku podatkowym;
- dochód zwolniony – 0 zł (chyba że stosujesz umowę o UPO i spełniasz warunki);
- dochód opodatkowany – co do zasady równy przychodowi brutto;
- stawka podatku u źródła – 20% (o ile nie stosujesz stawki/zwolnienia z UPO);
- kwota podatku – przychód × 0,20 (lub odpowiednia stawka z UPO).
- Podpisz elektronicznie (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany).
- Złóż do 31 marca do urzędu skarbowego właściwego dla nierezydentów (sprawdź aktualny wykaz na gov.pl).
- Prześlij kopię Canvie – przez panel lub na adres wsparcia wskazany przez dostawcę.
Przykład obliczeń (roczna suma płatności 2000 zł brutto):
- przychód – 2000 zł;
- podatek u źródła – 2000 × 0,20 = 400 zł; kwotę tę wykazujesz informacyjnie w IFT-2R, a obowiązki poboru/wpłaty zależą od zastosowania umowy o UPO i posiadanych dokumentów;
- wypełnij odpowiednie pola – zgodnie z instrukcją formularza i powyższymi zasadami.
Ważne niuanse
Zanim wyślesz formularz, zwróć uwagę na poniższe kwestie:
- umowa o UPO – zastosowanie niższej stawki/zwolnienia zwykle wymaga certyfikatu rezydencji i spełnienia warunków umowy;
- płatność „netto” – jeśli umowa przewiduje wynagrodzenie netto, wylicz podatek metodą „wstecz” (gross-up), aby prawidłowo wykazać podstawę;
- wielu kontrahentów – dla każdego nierezydenta wykazujesz osobny wpis/pozycję;
- IFT-2 na wniosek – wariant IFT-2 (bez „R”) składasz tylko na wniosek podatnika.
Integracja z innymi rozliczeniami w Canva dla marketingu
Poza IFT-2R pamiętaj o właściwym ujęciu transakcji w VAT i kosztach podatkowych:
- JPK_V7M – import usług ujmij w polach P_27/P_28 (wartość) oraz K_27/K_28 (VAT);
- KPiR/PIT/CIT – faktury z Canvy archiwizuj; kwoty netto i nieodliczony VAT ujmij w kosztach zgodnie z przepisami;
- częste zakupy – rozważ rejestrację jako podatnik czynny, aby odliczać 23% VAT.
Lista kontrolna dla marketerów używających Canva
Przed końcem miesiąca i roku podatkowego przejdź przez tę checklistę:
- Zarejestruj VAT-UE – zrób to przed pierwszym zakupem usługi;
- Podaj numer VAT UE w Canvie – aby otrzymywać faktury bez VAT od dostawcy;
- Zbieraj i eksportuj faktury – Ustawienia → Rozliczenia w panelu Canvy;
- VAT-9M do 25. dnia – jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT;
- IFT-2R do 31 marca – złóż do US dla nierezydentów i przekaż kopię Canvie;
- Ujmij w kosztach – wydatki na grafiki i narzędzia marketingowe prawidłowo zaksięguj.
Częste błędy i jak ich uniknąć
Poniżej lista potknięć, które najczęściej generują problemy w rozliczeniach:
- brak rejestracji VAT-UE – działanie „wstecz” bywa kwestionowane i grozi sankcjami;
- niepełna kwota – w IFT-2R wykazuj zawsze kwoty brutto z faktur;
- zły urząd skarbowy – IFT-2R kieruj do urzędu właściwego dla nierezydentów (sprawdź wykaz na gov.pl);
- faktury z doliczonym VAT – dodaj numer VAT UE w ustawieniach Canvy przed zakupem;
- zmiany formularzy – śledź e-US; wzory i pola mogą się aktualizować.
Stan prawny: 2026. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub właściwym urzędem skarbowym – lepsza prewencja niż korekty i odsetki.