Jaki jest numer NIP i VAT UE Canva?

Canva nie posiada publicznie dostępnego numeru NIP ani VAT UE w tradycyjnym rozumieniu, ponieważ jest australijską firmą (Canva Australia Pty Ltd) spoza Unii Europejskiej, niebędącą zarejestrowanym podatnikiem VAT w UE. Zamiast tego polscy przedsiębiorcy muszą zarejestrować się do VAT-UE (uzyskując NIP z prefiksem „PL”), aby prawidłowo rozliczać import usług od Canvy, co pozwala uniknąć naliczania VAT przez Canvę na fakturze.

Ten rozbudowany poradnik wyjaśnia, jak działa kwestia numerów podatkowych Canvy, jak skonfigurować konto w Canvie dla polskich firm, jak rozliczać faktury VAT oraz jakie kroki podjąć przed zakupem subskrypcji. Jest dedykowany polskim przedsiębiorcom, grafikom, marketerom i właścicielom firm korzystającym z Canvy do samodzielnego projektowania grafik, social media, materiałów marketingowych i nie tylko. Na podstawie aktualnych przepisów podatkowych (stan na 2025 r.) i doświadczeń z rozliczeń importu usług.

1. Podstawowe fakty o statusie podatkowym Canvy

Canva działa jako platforma z siedzibą w Australii, co oznacza, że transakcje z polskimi użytkownikami traktowane są jako import usług (nie sprzedaż w UE). Kluczowe informacje:

• Brak NIP polskiego ani VAT UE – Canva nie jest zarejestrowana w Polsce ani w systemie VIES (baza VAT UE) i nie wystawia faktur z polskim NIP-em; podatek VAT nie jest pobierany przez Canvę, jeśli podasz swój poprawny NIP-UE z „PL”;
• Kiedy Canva nalicza VAT? – gdy nie podasz NIP-UE, faktura może zawierać podatek (np. australijski GST lub inny), co komplikuje rozliczenie; w UE Canva może naliczać VAT od niektórych produktów (np. projektów do druku), dla subskrypcji cyfrowych stosuje się zasadę reverse charge;
• Konsekwencje dla ciebie – jako nabywca z Polski to ty rozliczasz VAT należny (zwykle 23%) od wartości usługi; dla czynnych podatników VAT rozliczenie jest co do zasady neutralne (odliczasz VAT naliczony).

Przykład: subskrypcja Canva Pro za 1000 PLN netto – VAT należny: 230 PLN (23%).

2. Kto musi się rejestrować do VAT-UE przed zakupem w Canvie?

Każdy polski przedsiębiorca (nawet zwolniony z VAT), który kupuje subskrypcję Canvy, musi zarejestrować się do VAT-UE przed pierwszą transakcją. Nie dotyczy to osób prywatnych. Najważniejsze warianty rejestracji:

• Podatnicy VAT czynni – zwykle mają aktywny NIP-UE z urzędu; warto sprawdzić status w US lub w VIES;
• Podatnicy zwolnieni z VAT – obowiązkowa rejestracja do VAT-UE przez formularz VAT-R (art. 97 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT);
• Termin rejestracji – przed zakupem; unikaj rejestracji wstecznej, bo US może to zakwestionować.

Korzyści z NIP-UE w Canvie:

• faktura bez VAT (netto),
• prostsze ujęcie w JPK_V7 i deklaracjach,
• mniejsze ryzyko naliczenia zagranicznego podatku (np. GST) na fakturze.

3. Krok po kroku – instrukcja rejestracji do VAT-UE i konfiguracji Canvy

Krok 1 – złóż formularz VAT-R do VAT-UE

Aby aktywować NIP-UE, wykonaj następujące czynności:

1. pobierz formularz VAT-R z e‑Urzędu Skarbowego (gov.pl);
2. zaznacz pole 60 (rejestracja dla importu usług);
3. w pozycji 61 wpisz datę rozpoczęcia (koniecznie przed zakupem w Canvie);
4. złóż online przez e‑Deklaracje lub w urzędzie skarbowym;
5. otrzymasz NIP-UE: twój NIP + prefiks PL (np. PL1234567890).

Czas realizacji: zwykle do 3 dni roboczych. Koszt: 0 zł.

Krok 2 – zaktualizuj ustawienia w koncie Canva

Po rejestracji w VAT-UE wprowadź dane podatkowe w Canvie:

1. zaloguj się na canva.com > Ustawienia (ikona profilu) > Faktury i podatki (Tax information);
2. wpisz swój NIP-UE z „PL” (np. PLxxxxxxxxxx);
3. zweryfikuj numer – możesz sprawdzić status w bazie VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies);
4. zapisz zmiany – kolejne faktury będą wystawiane bez VAT.

Krok 3 – kup subskrypcję i pobierz fakturę

Po poprawnym ustawieniu danych rozliczeniowych postępuj tak:

• wybierz plan (Pro, Teams itp.),
• po zakupie przejdź do: Ustawienia > Faktury > pobierz plik PDF,
• sprawdź, czy faktura zawiera wartość netto, bez VAT, z twoim NIP-UE.

4. Jak rozliczać faktury od Canvy w polskim VAT?

Canva nie rozlicza VAT w Polsce, więc dla polskiej firmy zakup subskrypcji to import usług. Sposób ujęcia zależy od twojego statusu VAT.

Dla podatników VAT czynnych

Najważniejsze zasady rozliczenia to:

• Neutralność podatkowa – VAT należny = VAT naliczony (przy prawie do odliczenia);
• Ujęcie w JPK_V7M – wykazujesz podstawę i VAT należny w części deklaracyjnej;
• Oznaczenie transakcji – traktujesz zakup jako import usług (reverse charge) według krajowej stawki 23%.

W części deklaracyjnej JPK_V7M zastosuj poniższe pola (przykład dla 1000 PLN netto):

Pole	Opis	Przykład (1000 PLN netto)
P_27	podstawa opodatkowania importu usług	1000 PLN
P_28	VAT należny (23%)	230 PLN

Część ewidencyjna – odpowiednio wpisz wartości w poniższych polach:

Pole	Opis	Przykład
K_27	podstawa	1000 PLN
K_28	VAT należny	230 PLN

VAT naliczony do odliczenia wykaż zgodnie z zasadami w polach K_10 / P_15.

Dla podatników zwolnionych z VAT

Obowiązki dla podatników zwolnionych z VAT wyglądają następująco:

• Dopłata 23% – płacisz VAT należny od importu usług bez prawa do odliczenia;
• Deklaracja VAT-9M – złóż do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakupu;
• Płatność do US – ureguluj wyliczony VAT w terminie;
• Ujęcie w kosztach – kwotę netto + VAT wpisz do KPiR zgodnie z zasadami.

Dodatkowo: deklaracja IFT-2R – w razie obowiązku informacyjnego dotyczącego wynagrodzenia dla podmiotu zagranicznego.

Pamiętaj o terminach rozliczeń:

• jpk_v7 – miesięcznie,
• vat-9m – do 25. dnia miesiąca następnego,
• ift-2r – rocznie.

5. Częste błędy i pułapki

Uważaj na najczęstsze pułapki:

• Brak NIP-UE przed zakupem – skutkuje fakturą z VAT-em i ryzykiem podwójnego rozliczenia;
• Podanie NIP bez prefiksu „PL” – Canva może naliczyć podatek;
• Rejestracja wsteczna – naraża na spór lub kontrolę US;
• Ignorowanie obowiązków przez zwolnionych z VAT – grożą sankcje i odsetki;
• Projekty do druku – możliwe doliczenie VAT UE, sprawdź zasady w pomocy Canvy.

6. Praktyczne wskazówki dla marketerów i grafików

Zwróć uwagę na poniższe wskazówki:

• Dla firm marketingowych – korzystaj z Canvy do treści social media i materiałów reklamowych; zawsze dodawaj NIP-UE w profilu rozliczeń;
• Koszty w PIT/KPiR – księguj fakturę netto, a u zwolnionych z VAT również zapłacony VAT jako wydatek;
• Alternatywy – jeśli wymogi podatkowe są problematyczne, rozważ narzędzia krajowe; Canva pozostaje liderem w kategorii designu;
• Aktualizacje przepisów – monitoruj zmiany (np. zasady dla usług cyfrowych, ewentualne modyfikacje JPK/OSS).

Ten poradnik bazuje na wiarygodnych źródłach podatkowych i materiałach pomocy Canvy. W razie wątpliwości skonsultuj księgowego lub urząd skarbowy – przepisy mogą się zmieniać.