Canva, popularna platforma do tworzenia grafik z siedzibą w Australii, wystawia faktury za subskrypcje bez polskiego VAT, co oznacza, że po stronie polskiego nabywcy powstaje obowiązek rozliczenia importu usług w Polsce.
Jeśli kupujesz subskrypcję jako firma, rozliczasz w Polsce 23% VAT w mechanizmie odwrotnego obciążenia (reverse charge).
Dane do faktury w Canva (billing details) obejmują przede wszystkim imię i nazwisko osoby kontaktowej ds. rozliczeń oraz adres rozliczeniowy. Możesz je zaktualizować w ustawieniach konta, aby automatycznie pojawiały się na wszystkich kolejnych fakturach. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, jak uzyskać, skonfigurować i rozliczyć fakturę od Canva – zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT.
1. Gdzie znaleźć i edytować dane do faktury w Canva?
Canva umożliwia prostą edycję danych rozliczeniowych bezpośrednio w panelu użytkownika – są one widoczne na każdej fakturze za subskrypcję Pro, Teams czy Enterprise.
Kroki do aktualizacji danych billingowych:
- Zaloguj się na konto Canva i przejdź do Ustawienia (ikona profilu > Ustawienia konta).
- W sekcji Rozliczenia (Billing) wybierz Szczegóły faktury (Billing details).
- Dodaj lub edytuj poniższe informacje:
- imię i nazwisko osoby kontaktowej ds. rozliczeń – np. „Jan Kowalski, księgowa”;
- adres rozliczeniowy – pełny adres firmy w Polsce (ulica, numer, kod pocztowy, miasto);
- dane podatkowe – jeśli jesteś płatnikiem VAT, dodaj numer NIP z prefiksem „PL” (np. PL1234567890), aby Canva rozpoznała Cię jako podmiot B2B i nie doliczała lokalnych podatków po swojej stronie.
- Zapisz zmiany – nowe dane pojawią się na kolejnych fakturach. Poprzednich dokumentów nie da się edytować wstecznie; w razie potrzeby skontaktuj się z supportem Canva, podając numer faktury i zrzut ekranu.
Wskazówka dla projektantów – skorzystaj z darmowego kreatora faktur w Canva, aby wystawiać własne faktury klientom z Twoim logo, kolorami i czcionkami, spójne z identyfikacją wizualną marki.
Jak pobrać fakturę?
Aby pobrać fakturę z Canva, wykonaj te kroki:
- w panelu Rozliczenia otwórz sekcję Faktury (Invoices),
- wyszukaj dokument po numerze, identyfikatorze Apple (jeśli płacisz przez App Store) lub dacie,
- pobierz jako PDF; jeśli faktura nie jest widoczna, skontaktuj się z supportem i dołącz dane oraz załączniki.
2. Obowiązki podatkowe – import usług od Canva (Australia spoza UE)
Miejsce opodatkowania usług elektronicznych nabywanych przez polski podmiot to Polska. Zakup subskrypcji Canva stanowi import usług, który podlega opodatkowaniu w Polsce stawką 23% VAT w mechanizmie odwrotnego obciążenia (reverse charge).
Uwaga – podatek u źródła (WHT) i IFT-2R: obowiązki w zakresie WHT mogą powstać wyłącznie w określonych przypadkach i dla wybranych kategorii świadczeń. Subskrypcja narzędzia SaaS co do zasady nie powoduje poboru WHT, ale każdorazowo zweryfikuj charakter usługi, umowę i ewentualny certyfikat rezydencji kontrahenta oraz skonsultuj przypadek z księgowym.
Różnice w zależności od statusu VAT nabywcy
Poniższe zestawienie podsumowuje podstawowe zasady rozliczeń:
| Status podatnika | Identyfikacja do VAT-UE | Deklaracja VAT | Ujęcie w JPK_V7 | Inne obowiązki |
|---|---|---|---|---|
| Czynny podatnik VAT (NIP-PL/NIP-UE) | nie jest wymagana dla Canva (kontrahent spoza UE) | JPK_V7M/JPK_V7K – import usług (reverse charge) | tak – wykazanie podatku należnego i naliczonego (mechanizm odwrotnego obciążenia) | prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z proporcją/strukturą |
| Zwolniony z VAT | nie dotyczy Canva (spoza UE); wymagana przy zakupach usług z UE | VAT-9M – do 25. dnia miesiąca następnego | nie dotyczy | wpłata VAT bez prawa do odliczenia |
Dla czynnych podatników VAT:
Tak rozliczasz import usług od Canva:
- przypadek 1 – faktura Canva zawiera podatek (nie podano NIP-PL/NIP-UE w profilu) – i tak wykazujesz import usług w JPK_V7 na zasadzie reverse charge;
- przypadek 2 – faktura bez podatku (podano NIP-PL/NIP-UE) – analogicznie rozliczasz import usług w JPK_V7;
- termin – złożenie pliku JPK_V7 i zapłata ewentualnej różnicy do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym;
- wskazówka – dodaj w Canva swój NIP z prefiksem PL, aby uniknąć naliczania lokalnych podatków po stronie sprzedawcy.
Dla podatników zwolnionych z VAT:
Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, rozlicz import usług w Polsce następująco:
- Oblicz VAT należny: kwota netto z faktury × 23%.
- Złóż deklarację VAT-9M do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakupu.
- Wpłać VAT na swój mikrorachunek podatkowy (bez prawa do odliczenia).
IFT-2R – informację składasz wyłącznie, jeśli w danym przypadku powstał po Twojej stronie obowiązek płatnika podatku u źródła (WHT) i doszło do poboru podatku – w razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.
Przykład rozliczenia (subskrypcja Canva Pro za 500 zł netto):
- vat należny: 500 zł × 23% = 115 zł,
- w VAT-9M wykazujesz 500 zł podstawy i 115 zł podatku należnego,
- u czynnych podatników VAT 115 zł stanowi jednocześnie VAT naliczony do odliczenia, zgodnie z zasadami ogólnymi.
3. Jak uzyskać fakturę bez podatku (bez lokalnego GST/VAT po stronie Canva)?
W ustawieniach konta możesz dodać dane podatkowe, aby faktury od Canva były wystawiane bez lokalnych podatków po stronie sprzedawcy:
- podaj ważny numer NIP z prefiksem PL (lub lokalny numer podatkowy/GST, jeśli dotyczy twojej jurysdykcji),
- Canva co do zasady nie dolicza podatku po swojej stronie dla poprawnie zidentyfikowanych podmiotów B2B,
- w niektórych krajach (np. Brazylia) mogą nie być dostępne lokalne noty fiskalne – sprawdź lokalne wymogi.
Problemy z fakturą? Skontaktuj się z supportem Canva przez czat lub formularz i dołącz NIP oraz numer/nazwę dokumentu.
4. Praktyczne wskazówki dla marketerów i grafików używających Canva
Aby uporządkować pracę i rozliczenia, warto wdrożyć poniższe praktyki:
- integracja z księgowością – eksportuj faktury do systemów typu wFirma lub iFirma, które rozpoznają import usług;
- zespoły (Canva Teams) – ustaw wspólne dane billingowe dla całej organizacji raz, centralnie;
- własne faktury w Canva – korzystaj z szablonów: dodaj logo, opis usług (np. „Projekt graficzny w Canva”), dane stron, numer dokumentu, stawkę VAT 23% oraz termin płatności;
- elementy obowiązkowe faktury – dane stron, numer dokumentu, opis świadczenia, kwoty netto/brutto/VAT, NIP wystawcy i nabywcy;
- mobilność – edytuj i zatwierdzaj projekty faktur w aplikacji mobilnej (App Store/Google Play);
- bezpieczeństwo – wysyłaj faktury w formacie PDF i udostępniaj linki zabezpieczone hasłem.
5. Częste błędy i jak ich uniknąć
Poniższa lista pomoże Ci uniknąć najczęstszych nieprawidłowości:
- brak rozliczenia importu usług – nieuwzględnienie 23% VAT w Polsce przy zakupie subskrypcji od podmiotu spoza UE;
- nieprawidłowe dane podatkowe w profilu – brak NIP z prefiksem PL może skutkować naliczeniem podatku po stronie sprzedawcy lub nieprawidłowym dokumentem;
- spóźnione deklaracje – nieterminowe złożenie JPK_V7/VAT-9M i zapłata podatku naraża na odsetki i sankcje;
- pominięcie weryfikacji WHT – brak oceny, czy dana płatność może podlegać podatkowi u źródła, zamiast krótkiej konsultacji z księgowym.
Zastrzeżenie: Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej; w razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub właściwym urzędem skarbowym.